תקצוב האירוע הוא לרוב אחד הדברים הפחות מלהיבים בתהליך התכנון של האירוע. התקצוב מייגע, משתנה כל הזמן ודורש הקפדה על נכונותו של כל פרט על מנת שהתקציב יהיה באמת שימושי. אבל עם קצת תכנון אסטרטגי נכון ושימוש בתוכנה ייעודית לניהול תקציב אירועים, תקציב האירוע בכלל והאטרקציות בפרט באירוע שלכם, יכול להפוך לאחד המסמכים המועילים ביותר שלכם.
לא צריך להיות בוגרי לימודי ניהול כדי לדעת שמסמך התקציב יכול להעביר נתונים רבים על האירוע לבעלי העניין השונים, יכול להציג את השינויים בחשיבה שלכם לאורך כל תהליך התכנון, ויכול לשמש אפילו ככלי למידה יעיל לאירועים העתידיים שלכם. תוכלו תמיד גם להתייעץ ולקבל המלצות ממפיקי אירועים, שעושים ומתכננים אירועים דומים, הם הרי מתעסקים בהפקת אירועים על בסיס יומי.
אז איך תוכלו ליצור תקציב לאירוע, כולל האטרקציות, שיכסה כל פרט ויישאר גמיש למקרה הצורך?
טיפים לייעול תהליך תכנון התקציב לאירוע שלכם:
- לדעת מהם יעדי האירוע ומהם מחווני הביצוע המרכזיים – ה-KPI שלכם
תקציב האירוע עצמו, כמו גם תקציב האטרקציות לאירועים שבחרתם, צריך לשקף ישירות את כל מה שאתם מדמיינים עבור האירוע שלכם. לדוגמה, סוג האטרקציות המתאים לקהל, התקנת האטרקציות, הטכנולוגיה הכרוכה בהפעלתן וכדומה. אם אתם עוצמים עיניים ומדמיינים אלמנט חשוב לאירוע, אז זה צריך להיות גם כן בתוך תכנון התקציב שלכם.
כדאי להקדיש קצת זמן לחשיבה על יעדי האירוע שלכם: מה אתם רוצים להשיג מהאירוע ? מהן מטרות הארגון שלכם בקיום האירוע ובשימוש באטרקציות לבידור המשתתפים, מעבר לרצון להשביע את רצונם? מה באופן אישי אתם רוצים להרוויח מזה?
למטרות האירוע שלכם תהיה השפעה ישירה על התקציב, מבחינת ההחלטות החשובות שתצטרכו לקבל.
לדוגמה, אם המשתתפים באירוע הם סלבריטאים שאתם רוצים להרשים, אז חשוב להשקיע במקום עצמו ובעיצוב. אם זה אירוע פנים ארגוני, אולי תרצו להתמקד יותר באטרקציות מגבשות, המציעות תחרויות משעשעות בין המשתתפים.
- לבדוק אירועי עבר דומים
זה לא הגיוני להתחיל לתכנן את תקציב האירוע שלכם מאפס בכל פעם מחדש.
במקום זאת, התבוננו בתקציבים של אירועים קודמים הדומים בהיקף ובמטרות שלהם. לדוגמה, קידום מוצר של הארגון עשוי להתרחש מדי שנה או מדי שנתיים. גם אם לא ערכתם מעולם אירוע שכזה לפני כן, סביר להניח שיש כמה אירועים קודמים שהיו בנושא, אירועי עבר אלה תוכלו לבדוק ולבחון, הרבה יותר קל לערוך טיוטת תקציב קיימת (מאירועים קודמים) מאשר לבהות במסך ריק ולנסות להמציא תקציב חדש, יש מאין.
זכרו שטרנדים ועלויות שהיו באירוע הקודם אולי השתנו בחלוף הזמן, ולכן תצטרכו לחקור ולבדוק מחדש את העלויות העדכניות. אתם לא אמורים לחפש איזה שרטוט מדויק, אלא הערכה כללית וקצת השראה ורעיונות על סוגי האטרקציות והפריטים שעליכם לכלול בתקציב, כדי שתדעו איפה להתחיל את המחקר והתכנון שלכם.
- להתחיל עם הערכה ותכנון כללי ובהמשך לחדד את הדברים
התקציב שלכם צריך להיות מעודכן כל הזמן לכל מהלך התכנון. למעשה, התקציב הוא מעין מסמך חי שתמשיכו לשנות ולעדכן כל העת. לכן כדאי להתחיל בהערכת עלויות האירוע בכלל, ועלויות האטרקציות בפרט. לאחר מכן התחילו להוסיף אומדן לפריטים, תוך כדי שאתם חוקרים את העלויות הנוכחיות.
סגנון עבודה זה מציע לכם גמישות שמאפשרת לכם להתחיל לדבר עם בעלי עניין על העלויות הכרוכות בעריכת האירוע, תוך שאתם מסוגלים במידת האפשר לגבות את הסוגיות הללו במספרים, ככול שמתקרב מועד האירוע.
- התחילו בחקר ההוצאות הספציפיות
זה הזמן להתחיל לחקור את הפריטים הספציפיים שבחרתם לאירוע שלכם, כדי למלא את דף התקציב, כולל פירוט של האטרקציות שאתם מתכננים להזמין (למשל מראת סלפי, מפל שוקולד או משחקי שולחן ענקיים). כדאי שתהיה לכם רשימה מפורטת של הדברים שצריכים להיות כלולים בתקציב, בהתבסס על אירועי עבר דומים.
שימו לב שברשימת התקציב שלכם מופיעים העקרונות הבסיסיים, כגון: מקום המפגש ועלויות האולם, צוות האירוע, קייטרינג, דוכני המזון והמשקאות, הטכנולוגיות הנדרשות, כמו אודיו / ויזואלי, רמקולים ובידורית, הובלה, הרכבה, צלם, מתנות, עיצוב, אטרקציות ועוד.
